: 021 - 2960 1577

Engoo's Blog

Untuk Kamu Para Pekerja, Inilah Ungkapan Yang Sebaiknya Digunakan dalam Email Bisnis!

Big_shutterstock_390500290

 

Ketika berinterkasi melalui email kamu tentu saja tidak dapat melihat wajah lawan bicaramu, oleh karena itu ungkapan yang lembut dan sopan akan sering digunakan. Sama halnya ketika kamu pertama kali bertemu dengan seorang klien untuk keperluan bisnis dan ingin memberikan kesan pertama yang baik. Ada beberapa ungkapan yang halus dan sopan yang biasanya digunakan oleh orang Amerika dan kini kita bahas mengenai ungkapan-ungkapan tersebut satu per satu. Yuk simak ungkapan apa saja itu!

 


Ungkapan Dasar


Would

"Would" is merupakan sebuah kata yang sopan dan digunakan dalam menulis.

“Would you be available next week?” (Apakah kamu ada waktu/kosong minggu depan?)

“Would it be possible to send us the document by the end of this week?” (Apakah mungkin untuk mengirimi kami dokumennya pada akhir minggu ini?)


Would like to…

"I would like to..."  adalah sebuah ungkapan yang kerap kali kamu dengar ketika hendak mengungkapkan keinginanmu.

“I would like to apply for the position.” (Saya ingin melamar untuk posisi ini)

“I would like to attend the party in his place.”(Saya ingin menghadiri pesta di tempatnya)



"Would you mind...?"

“Would you mind sending the email again?” (Apakah kamu keberatan mengirimkan emailnya lagi?)


Could

"Could" adalah sebuah kata yang sopan ketika hendak meminta sesuatu.

“Could you email it as an attachment?” (Bisakah kamu mengirimkannya dalam bentuk lampiran?)

“Could we push back the meeting to 12:30PM today?” (Dapatkan kita mengundur pertemuan hari ini hingga jam 12.30?)

 

Appreciate

"Appreciate" adalah sebuah kata yang dapat kamu gunakan untuk mengungkapkan rasa terimakasih dengan cara yang lebih sopan

“Any information would be appreciated.” (Informasi apapun akan dihargai)

“I would appreciate it if you could reply by tomorrow.” (Saya akan berterimkasih jika Anda bisa membalas pesannya besok)


Apologize

Penggunaan kata “apologize” terkesan lebih sopan dibandingkan “sorry” ketika hendak meminta maaf.

“I apologize for the inconvenience.” (Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini)

“I apologize that it has taken so long to get back to you.” (Saya mohon maaf telah membuat Anda menunggu lama)

 

 


Hal-hal yang Bersifat Praktis


Wondering

Dalam konteks bisnis, ungkapan tidak langsung kerap kali diuntuk  menanyakan suatu hal. Contohnya ketika meminta seseorang untuk membalas email-mu, ungkapan yang sopan akan digunakan karena dianggap tidak menggangu orang tersebut. Oleh karena itu, kamu bisa gunakan kata “wonder”.

Contoh:

“I’m wondering if it would be possible to get the answers for the questions today?” (Saya ingin tahu apakah mungkin untuk mendapatkan jawabannya hari ini?

“I am just wondering if you are available tomorrow?” (Saya ingin tahu apakah Anda besok kosong?)


Ungkapan di atas merupakan kalimat yang sering digunakan dalam email bisnis. Bahkan menambahkan tanda tanya pada akhir kalimat dapat memberikan kesan tidak langsung.


It would be wonderful

Pada bagian sebelumnya terdapat kalimat “I would appreciate it if you could reply by tomorrow”, namun ada cara lain yang lebih sopan untuk mengutarakan maksud ini. Contohnya,

“It would be wonderful if you could reply by tomorrow.”

Permintaan akan balasan pesan ini terkesan lebih sopan ketika mengajukan permintaan kepada seseorang dalam konteks bisnis, karena akan lebih menekankan pada pada kenyamanan lawan bicara untuk membalas pesan pada waktu tertentu.

Dengan kata lain, ”I would appreciate it if you could reply by tomorrow.” menunjukkan bahwa kamu ingin rekanmu dapat membalas pesan demi kenyamananmu. Sedangkan It would be wonderful if you could reply by tomorrow.”, memiliki kesan bahwa jika memang kondisi rekanmu memungkinkan untuk membalas pesannya besok.


If possible

Pada bagian awal, kita menemukan "I would like to...". Ungkapan ini bisa memberikan kesan sedikit memaksa jika kamu hanya ingin mengatakan sesuatu tanpa basa basi. Contoh “I would like to come to your office tomorrow.” Mungkin saja kalimat ini dapat diterjemahkan sebagai keputusan  yang telah kamu buat sendiri untuk mengunjungi seseorang (bukan untuk bertanya atau meminta ijin) layaknya "Tomorrow I will come to your office”. (Besok saya akan datang ke kantormu).
Pada situasi seperti ini, sebaiknya tambahkan kalimat "if possible" untuk memberikan kesan tidak langsung (blak-blakan)


“I would like to come to your office tomorrow, if possible.” (Saya akan datang ke kantormu, jika memungkinkan).

Dengan menambahkan kata-kata tersebut, maka permintaanmu akan terkesan lebih sopan dan lembut.
 

Akhir kata, dalam beberapa situasi akan terkesan kurang sopan jika menggunakan bahasa yang terlalu santai/kasual ketika bertemu orang untuk pertama kali, maka kamu perlu berhati-hati dan memilih bahasamu. Bahkan dalam konteks bisnis pun, tidak perlu selalu menggunakan bahasa sopan sepanjang waktu. Perhatikan waktu dan penempatannya juga. Karena bisnis dengan rekan kerjamu akan terus berkembang dan lama kelaman menjadi lebih akrab untuk terbiasa menggunakan bahasa yang kasual/santai. Jadi menggunakan bahasa yang santai/kasul pada hubungan bisnismu terkadang dapat membuat semakin hubunganmu lebih dekat satu sama lain. 

 

Kata Kunci